Разработка положения о подразделении

Как правильно написать положение о структурном подразделении организации

Разработка положения о подразделении

Открыть в формате Word

Положение о структурном подразделении — документ, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации.

Положение о структурном подразделении

Инженер по организации управления производством, специалист по кадрам

Порядок разработки этого документа аналогичен порядку разработки должностных инструкций. Поэтому в настоящем разделе ограничимся только рассмотрением моделей положений и дадим рекомендации по разработке некоторых разделов.

Одним из самых простых является макет, в котором выделяются разделы:

2. Основные задачи подразделения.

Также в макетах положений можно встретить следующие блоки:

1. Организационная структура подразделения.

3. Взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями.

4. Ответственность подразделения.

Теперь кратко по каждому из разделов.

Место подразделения в структуре управления организацией

Указывается, является ли подразделение самостоятельным или входящим в состав иного подразделения

Порядок создания, реорганизации и ликвидации подразделения

Определяется: кто (орган или должностное лицо) создает подразделение, какими документами; кто принимает решение о реорганизации или ликвидации подразделения

Указывается, кому из руководства (руководителю организации или его заместителям, иным руководящим работникам) подчиняется самостоятельное подразделение. Подчиненность определяется по схеме структуры организации

Указывается, какое должностное лицо руководит деятельностью подразделения, в каком порядке производится назначение на должность и освобождение от должности, квалификационные требования к нему

Основополагающие организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности

Указывается, какое должностное лицо руководит деятельностью подразделения, в каком порядке производится назначение на должность и освобождение от должности, квалификационные требования к нему

Планирование деятельности подразделения

Указывается, по каким планам ведется работа подразделения

Формы отчетности о деятельности подразделения

Здесь можно указать, в каком порядке отчитывается подразделение: представляет письменный отчет раз в месяц (квартал, год); руководитель организации заслушивает отчет руководителя подразделения; иные формы

Пояснения используемых терминов

Приводятся в том случае, если подразделения выполняют специфические функции и характеризуются специальной терминологией

Раздел 2. «Основные задачи подразделения». Основные задачи подразделения, как правило, определяются на основе матрицы распределения функций управления.

Если организация обходится без нее, за основу можно взять положения Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Если в состав подразделения входят структурные единицы, то разбивку задач рекомендуется проводить по этим же направлениям.

Раздел 3. «Функции подразделения». При разработке данного раздела также используется матрица распределения функций управления.

Если таковой нет, то можно использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих — «вывести» функции из должностных обязанностей руководителей соответствующих подразделений.

Поможет определить функции структурного подразделения и ГОСТ 24.525.5-81 «Управление производственным объединением и промышленным предприятием. Управление ресурсами. Основные положения»*.

Структура раздела «Функции подразделения» может быть представлена в виде текста или таблиц, схем. Например, для положения о юридическом отделе:

Определение форм договорных отношений

Схемы договорных отношений

Подготовка проектов договоров

2. Предварительные договоры

Согласование проектов договоров с контрагентами

2. Протоколы согласования разногласий

Табличная форма удобна. Сложность только в том, что документ является результатом не любой функции, поэтому напротив отдельных функций будут проставляться прочерки.

Для того чтобы одни и те же функции не дублировались в положениях о разных подразделениях, можно использовать способ, который применяется при разработке должностных инструкций (см.

рекомендации по разработке раздела «Должностные обязанности» должностной инструкции в пункте 3.1 параграфа 3 настоящей главы — с. 61).

Но, в принципе, использование матрицы распределения функций управления должно исключать дублирование.

Раздел 4. «Организационная структура подразделения». Наименование этого раздела может быть и другим, например «Структура» или «Структура и штатная численность».

Предложения по структуре подразделения разрабатываются руководителем подразделения совместно с отделом организации и оплаты труда. По мере деятельности подразделения структура может изменяться.

Структура подразделения может приводиться простым перечислением, например: «В состав отдела кадров входят: сектор приема, сектор увольнения, сектор учета, сектор по консультированию работников». Структуру можно представить и в виде схемы, например:

Бюро (сектор, группа) приема

Бюро (сектор, группа) увольнения

Бюро (сектор, группа) консультирования работников

Схема может быть и более сложной — отражать связи между структурными единицами, входящими в состав подразделения.

В разделе «Структура» следует также определить порядок утверждения положений о структурных единицах подразделения.

В небольших организациях подразделения могут и не структурироваться на более мелкие единицы. В этом случае указываются группы специалистов, выполняющие работы по отдельным направлениям, либо вообще отдельные специалисты, а также определяется, в каком порядке утверждаются должностные инструкции специалистов подразделения.

В данном разделе также указывается штатная численность подразделения. Она может приводиться в самом положении или оформляться отдельным приложением.

Раздел 5. «Права подразделения». Прежде чем разрабатывать этот раздел, рекомендуем обратить внимание на порядок разработки раздела «Права» должностных инструкций (см. пункт 3.1 параграфа 3 настоящей главы — с. 66).

В отличие от должностной инструкции положение о подразделении наделяет правами не отдельного работника, а все подразделение. Если есть желание, можно «расписать» права работников. Но лучше всего привести общий для руководителя подразделения и его работников перечень прав и отдельным блоком выделить права руководителя.

Наделяя последнего правами, предпочтение следует отдавать функциональным правам, так как трудовые у него те же, что и у работников подразделения.

Приведем весьма общий пример раздела «Права» положения об отделе кадров:

1. Отделу кадров для выполнения возложенных на него функций предоставлено право:

1.1. Контролировать по вопросам, входящим в компетенцию отдела, деятельность структурных подразделений организации и отдельных специалистов.

1.2. Запрашивать от структурных подразделений информацию, документацию и материалы, необходимые для решения вопросов, связанных с выполнением возложенных на отдел задач.

1.3. Приглашать представителей сторонних организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию отдела.

1.4. Вносить через заместителя генерального директора по персоналу на рассмотрение генерального директора предложения по вопросам, входящих в компетенцию отдела.

1.5. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

2. Права, предоставленные отделу, реализует начальник отдела, а также работники отдела в соответствии с установленным должностными инструкциями распределением обязанностей.

3. Начальник отдела имеет персональное право:

3.1. Участвовать в подборе работников отдела на вакантные должности.

3.2. Вносить предложения по деятельности других подразделений организации.

3.3. Представлять по доверенности интересы организации по вопросам подбора персонала в службах занятости, кадровых агентствах.

3.4. Участвовать в подготовке и согласовании планов организации, касающихся персонала.

3.5. Давать подчиненным работникам указания, обязательные для исполнения.

Источник: https://itakstr.ru/kak-pravilno-napisat-polozhenie-o-strukturnom-podrazdelenii-organizatsii/

Примерная форма порядка разработки положений о структурных подразделениях организации (подготовлено экспертами компании

Разработка положения о подразделении

Порядок
разработки положений о структурных подразделениях организации

[наименование юридического лица]

1. Общие требования

1.1. Положение о структурном подразделении [наименование юридического лица] (далее – организация) является основным документом, регламентирующим организационно-правовой статус подразделения и определяющим его задачи, функции, права, взаимоотношения и ответственность.

1.2. Разработка положений о структурных подразделениях организации осуществляется руководителями соответствующих структурных подразделений.

1.3. Ответственность за наличие положений о структурных подразделениях организации возлагается на ее руководителя.

1.4. Методическое руководство разработкой и контроль за своевременным пересмотром положений о структурных подразделениях организации осуществляет [наименование структурного подразделения].

1.5. Разработку положений о соответствующих структурных подразделениях следует выполнять на основе типовых отраслевых положений с учетом конкретных особенностей организации производства, труда и управления в организации. В положениях должны быть учтены также требования руководящих и нормативно-технических документов, которыми руководствуется структурное подразделение.

1.6. В положениях о структурных подразделениях должны быть реализованы прогрессивные тенденции в организационной структуре организации, в распределении функций между подразделениями, предусмотрено более рациональное их выполнение, применение современных технических средств механизации и организации управленческого труда.

1.7. Положения о структурных подразделениях должны быть взаимоувязаны и обеспечивать распределение всех задач и функций, установленных данной организации.

1.8. Положение о структурном подразделении утверждается руководителем организации. До утверждения проект положения должен быть подписан руководителем данного подразделения и согласован с руководителями других структурных подразделений, имеющих с ним производственные связи (на последнем листе положения с указанием должности и даты).

После этого проект положения согласовывается с руководителем [наименование структурного подразделения, осуществляющего методическое руководство разработкой и контроль за своевременным пересмотром положений] и заместителем руководителя организации, в непосредственном подчинении которого находится данное структурное подразделение.

До утверждения проект положения должен быть также завизирован юрисконсультом организации или в случае его отсутствия другим лицом, осуществляющим правовой контроль документов.

1.9. Положения о структурных подразделениях составляются в трех экземплярах, один из которых хранится в структурном подразделении, другой в [наименование структурного подразделения, осуществляющего методическое руководство разработкой и контроль за своевременным пересмотром положений] и третий – у соответствующего заместителя руководителя организации.

1.10. Пересмотр и переутверждение положений о структурных подразделениях осуществляются в случае реорганизации структуры управления организацией, при изменении задач и функций подразделения, перераспределении обязанностей между работниками.

Если положение требует уточнений, не имеющих принципиального характера, они могут вноситься в специальный лист изменений к положению (приложение N 1) за подписью лица, внесшего изменения или дополнения, и соответствующего заместителя руководителя организации. Руководитель организации должен при этом переутвердить положение (на титульном листе с указанием даты внесения изменений или дополнений).

2. Требования к составу и содержанию положений о структурных подразделениях

2.1. Положение о структурном подразделении должно состоять из следующих разделов:

2.1.1. Общие положения.

В этом разделе должно быть указано: полное наименование структурного подразделения; место подразделения в системе управления организацией, его подчиненность; цель деятельности подразделения; типовой или индивидуальный проект организации труда, которым руководствуется подразделение в своей деятельности (при его наличии); зона обслуживания, перечень закрепленного оборудования и устройств (для оперативных и ремонтных подразделений); перечень руководящих, нормативно-технических, плановых и других документов, которыми руководствуется подразделение.

2.2. Основные задачи.

Основные задачи подразделения устанавливаются исходя из цели и направлений его деятельности.

2.3. Функции.

В этом разделе должны быть четко сформулированы функции подразделения, необходимые для реализации возложенных на него задач. При этом следует тщательно разграничить функции между различными подразделениями, чтобы исключить дублирование в работе, а также не допустить невключения каких-либо функций в положения о подразделениях организации.

При перечислении функций должно быть указано, какие вопросы подразделение решает самостоятельно, а в решении каких вопросов лишь принимает участие.

2.4. Права.

В этом разделе определяется круг полномочий и прав подразделения, необходимых для реализации возложенных на него задач (не повторяя при этом функции подразделения).

Права подразделения используются его руководителем, а также другими должностными лицами в соответствии с установленным распределением обязанностей.

Это, в частности, такие права, как право принимать решения и давать указания по вопросам, входящим в компетенцию подразделения, подписывать или визировать документы, представительствовать от имени организации, право получать необходимую информацию, осуществлять проверку и контроль и др.

2.5. Организация управления.

В разделе указываются, кем возглавляется данное подразделение, порядок назначения на должность и освобождения от должности его руководителя, квалификационные требования к нему согласно Квалификационному справочнику должностей служащих или Профессиональному стандарту.

Здесь также должны быть указаны внутренняя структура подразделения, количество и специализация заместителей руководителя, подчиненные им структурные части, их взаимодействие.

При этом следует учитывать, чтобы специализация структурных частей корреспондировалась с основными задачами и функциями подразделения.

2.6. Взаимоотношения.

Этот раздел должен регламентировать взаимоотношения и информационные связи подразделения в процессе осуществления им своих функций.

Здесь должен быть определен порядок и сроки получения и выдачи документов и информации, указаны структурные подразделения (должностные лица), от которых поступает или кому передается информация.

При составлении данного раздела необходимо учитывать имеющиеся положения о взаимосвязанных подразделениях в целях обеспечения идентичности в них порядка и сроков обмена документами и информацией.

В этом же разделе определяется порядок разрешения разногласий, возникающих в процессе взаимоотношений подразделения с другими подразделениями и должностными лицами.

2.7. Ответственность.

В этом разделе устанавливается ответственность руководителя и персонала за своевременное и качественное выполнение всех закрепленных за подразделением функций, рациональную организацию труда и перечисляются конкретные нарушения и отступления от выполнения обязанностей и использования прав, за которые руководитель несет ответственность в дисциплинарном или ином порядке.

Источник: https://base.garant.ru/55728739/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.